CFR - electronic records and electronic signatures

一、简介 本指南旨在描述食品和药物管理局 (FDA) 目前对《联邦法规》第 21 章第 11 部分的范围和应用的看法；电子记录；电子签名（21 CFR 第 11 部分）。

本文件为满足法规或 FDA 法规其他部分的要求以维护记录或向 FDA 提交信息的人员提供指导，已选择以电子方式维护记录或提交指定信息，因此受到第11部分的约束。第 11 部分适用于根据任何记录创建、修改、维护、存档、检索或传输的电子形式的记录机构法规中规定的要求。第11部分还适用于根据《联邦食品、药品和化妆品法案》（简称《法案》）和《公共卫生服务法案》（简称《PHS 法案》）向该机构提交的电子记录，即使此类记录在机构法规中没有明确标识（§11.1）。该法案、PHS法案和FDA法规（第11部分除外）中规定的基本要求在本指导文件中称为谓词规则。

作为其当前人类和动物药物及生物制品良好生产规范 (CGMP) 计划的产物，FDA正在重新审查第11部分，因为它适用于所有FDA监管的产品。作为重新审查的结果，我们预计将启动规则制定以更改第 11 部分。本指南解释说，我们将狭义地解释第11部分的范围。虽然对第11部分的重新审查正在进行中，但我们打算对第 11 部分的某些要求行使执行自由裁量权。也就是说，我们不打算采取强制措施来强制遵守本指南中所述的第11部分的验证、审计跟踪、记录保留和记录复制要求。然而，记录仍必须根据基本谓词规则保存或提交，并且管理局可以对不遵守此类谓词规则的行为采取监管行动。

此外，我们打算行使强制执行自由裁量权，并且不打算采取（或建议）采取行动来强制执行与第11部分生效日期1997年8月20日之前运行的系统（通常称为遗留系统）有关的任何第11部分要求。系统）在本指南第III.C.3节中描述的情况下。

请注意，第11部分仍然有效，并且这种执行自由裁量权的行使仅适用于本指南中确定的情况。

FDA 的指导文件（包括本指南）并未确立法律上可执行的责任。相反，指南描述了 FDA 当前对某个主题的想法，并且只能被视为建议，除非引用了具体的监管或法定要求。在机构指南中使用“应该”一词意味着建议或推荐某些内容，但不是必需的。

二. 背景 1997 年 3 月，FDA 发布了最终第 11 部分法规，规定了 FDA 在某些情况下接受电子记录、电子签名和在电子记录上执行的手写签名等同于纸质记录和在纸上执行的手写签名的标准。这些法规适用于 FDA 的所有计划领域，旨在允许尽可能广泛地使用电子技术，与 FDA 保护公众健康的责任相一致。

第 11 部分于 1997 年 8 月生效后，行业、承包商和管理局就该法规的解释和实施展开了重要讨论。FDA

(1) 在许多会议上谈到了第 11 部分，并与行业联盟和其他感兴趣的各方多次会面，以了解更多有关第 11 部分潜在问题的信息；

(2) 发布了合规政策指南，CPG 7153.17：执行政策：21 CFR Part 11；电子记录；电子签名；

(3) 发布了大量指导文件草案，包括：

21 CFR 第 11 部分；电子记录；电子签名、验证 21 CFR 第 11 部分；电子记录；电子签名，术语表 21 CFR 第 11 部分；电子记录；电子签名、时间戳 21 CFR 第 11 部分；电子记录；电子签名、电子记录维护 21 CFR 第 11 部分；电子记录；电子签名、电子记录的电子副本

在所有这些沟通中，人们担心对第 11 部分要求的某些解释会

(1) 以不符合FDA发布该规则的既定意图的方式不必要地限制电子技术的使用，

(2) 显着增加遵守规则的成本在起草规则时并未考虑到，

(3) 阻碍创新和技术进步，而不提供显着的公共健康效益。这些担忧尤其在第 11 部分的验证、审计跟踪、记录保留、记录复制和遗留系统要求领域引起了关注。

由于这些担忧，我们决定审查第11部分文件和相关问题，特别是考虑到FDA的CGMP举措。在2003年2月4日的联邦公报(68 FR 5645)中，我们宣布撤回行业指南草案21 CFR第11部分；电子记录；电子签名、电子记录的电子副本。我们决定，当指南草案可能不再代表我们在CGMP倡议下的方法时，我们希望最大限度地减少行业用于审查和评论指南草案的时间。然后，在2003年2月25日的联邦公报(68 FR 8775)中，我们宣布撤回有关验证、术语表、时间戳、的第11部分指导文件草案。电子记录的维护，以及 CPG 7153.17。我们收到了有关这些指南草案的宝贵公众意见，我们计划利用这些信息来帮助制定有关第11部分的未来决策。我们不打算重新发布这些指南文件草案或 CPG。

我们现在正在重新审查第11部分，我们预计将启动规则制定来修改该法规的条款。为了避免为遵守第11部分的要求而花费不必要的资源，我们发布本指南来描述我们打算如何在重新审查第11部分期间对某些第11部分的要求行使执行自由裁量权。如前所述，第11部分仍然保留在本次复试期间有效。

三．讨论 第 11 部分要求的总体方法

如下文更详细所述，本指南中概述的方法基于三个主要要素：

第 11 部分将被狭义解释；我们现在澄清，第 11 部分将考虑更少的记录。 对于仍然受第 11 部分约束的记录，我们打算按照本指南中描述的方式对第 11 部分的验证、审计跟踪、记录保留和记录复制的要求以及第 11 部分的所有要求行使执行自由裁量权。在第 11 部分生效日期之前运行的系统（也称为遗留系统）。 我们将执行所有谓词规则要求，包括谓词规则记录和记录保存要求。 值得注意的是，FDA 行使本指南中所述的执法自由裁量权仅限于第 11 部分规定的要求（不考虑遗留系统，在某些情况下，执法自由裁量权的范围将更加广泛）。我们打算执行第 11 部分的所有其他规定，包括但不限于第 11.10 节中针对封闭系统的某些控制措施。例如，我们打算执行与以下控制和要求相关的规定：

限制授权个人访问系统

使用操作系统检查

使用权限检查

使用设备检查

确定开发、维护或使用电子系统的人员具有执行指定任务所需的教育、培训和经验

制定并遵守书面政策，让个人对其电子签名下发起的行动负责

对系统文档的适当控制

开放系统的控制与上面列出的封闭系统的控制相对应(§ 11.30)

与电子签名相关的要求（例如，§§ 11.50、11.70、11.100、11.200 和 11.300）

我们期望继续遵守这些规定，并将继续执行它们。此外，人们必须遵守适用的谓词规则，并且需要维护或提交的记录必须根据谓词规则保持安全和可靠。

方法详情 - 第 11 部分的范围

范围的狭义解释

我们知道，对于第11部分的范围存在一些混淆。有些人认为第11部分的范围非常广泛。我们认为，其中一些宽泛的解释可能会导致不必要的控制和成本，并可能阻碍创新和技术进步，而不会给公众健康带来额外的好处。因此，我们想澄清，FDA打算狭义地解释第11部分的范围。

根据第11部分范围的狭义解释，对于根据谓词规则需要维护或提交给FDA的记录，当人们选择使用电子格式的记录代替纸质格式时，第 11 部分将适用。另一方面，当人们使用计算机生成电子记录的纸质打印输出，并且这些纸质记录满足适用谓词规则的所有要求并且人们依赖纸质记录来执行其受监管的活动时，FDA通常不会考虑人们是第§§ 11.2(a)和11.2(b)项下的“使用电子记录代替纸质记录”。在这些情况下，使用计算机系统生成纸质记录不会触发第 11 部分。

第11部分记录的定义

根据这种狭义解释，FDA 认为第 11 部分适用于以下电子格式的记录或签名（第 11 部分记录或签名）：

根据谓词规则要求需要维护并以电子格式代替纸质格式维护的记录。另一方面，根据谓词规则不需要保留但仍以电子格式维护的记录（以及任何相关签名）不是第 11 部分记录。

我们建议您根据谓词规则确定特定记录是否为第 11 部分记录。我们建议您记录此类决定。

根据谓词规则需要维护的记录，除纸质格式外还以电子格式维护，并依赖这些记录来执行受监管的活动。

在某些情况下，实际业务实践可能会决定您是否根据第11.2(a)条使用电子记录而不是纸质记录。例如，如果根据谓词规则需要维护记录，并且您使用计算机生成电子记录的纸质打印输出，但您仍然依赖电子记录来执行受监管的活动，则管理局可能会认为您是使用电子记录代替纸质记录。也就是说，管理局在确定第11部分是否适用时可能会考虑您的商业实践。

因此，我们建议，对于谓词规则下需要维护的每条记录，您提前确定是否计划依靠电子记录或纸质记录来执行受监管的活动。我们建议您记录此决定（例如，在标准操作程序(SOP)或规范文件中）。

根据谓词规则（即使机构法规中未明确标识此类记录）以电子格式提交给 FDA 的记录（假设记录已在案卷号 92S-0251 中标识为机构接受的电子格式提交类型）。然而，本身未提交但用于生成提交的记录不是第 11 部分记录，除非它需要根据谓词规则进行维护并且以电子格式进行维护。 电子签名旨在等同于谓词规则要求的手写签名、姓名首字母缩写和其他一般签名。第 11 部分签名包括电子签名，例如用于记录根据谓词规则（例如批准、审查和验证）发生的某些事件或操作的事实。

满足第11部分特定要求的方法 验证 该机构打算对计算机化系统验证的第11部分特定要求（第 11.10(a) 条和第 11.30 条中的相应要求）行使执法自由裁量权。尽管人们仍然必须遵守所有适用的谓词规则验证要求（例如，21 CFR 820.70(i)），但本指南不应被理解为强加任何额外的验证要求。

我们建议您在决定验证计算机化系统以及验证的范围时，考虑系统对您满足谓词规则要求的能力的影响。您还应该考虑这些系统可能对所需记录和签名的准确性、可靠性、完整性、可用性和真实性产生的影响。即使没有谓词规则要求来验证系统，在某些情况下，验证系统可能仍然很重要。

我们建议您的方法基于合理且记录在案的风险评估以及对系统影响产品质量和安全以及记录完整性的潜力的确定。例如，验证对于仅用于生成SOP的文字处理器来说并不重要。

有关计算机化系统验证的进一步指南，请参阅FDA的行业指南和FDA工作人员软件验证的一般原则以及行业指南，例如GAMP 4指南（请参阅参考资料）。

审计追踪

该机构打算对与计算机生成、带时间戳的审计跟踪相关的特定第11部分要求（第 11.10 (e)、(k)(2)条和第11.30条中的任何相应要求）行使执法自由裁量权。人员仍必须遵守与日期（例如，§ 58.130(e)）、时间或事件顺序等记录相关的所有适用谓词规则要求，以及确保记录更改不会模糊的任何要求以前的条目。

即使没有谓词规则要求来记录特定实例中的日期、时间或事件顺序，但拥有审计跟踪或其他物理、逻辑或程序安全措施以确保记录的可信度和可靠性。我们建议您根据是否需要遵守谓词规则要求、合理且记录在案的风险评估以及对产品质量和安全和记录的潜在影响的确定来决定是否应用审核跟踪或其他适当的措施正直。我们建议您根据此类评估应用适当的控制措施。当用户需要在正常操作期间创建、修改或删除受监管的记录时，审计跟踪可能特别合适。

旧系统

对于在1997年8月20日（即第11部分生效日期）之前运行的系统，在下述情况下，该机构打算对第11部分的所有要求行使执行自由裁量权。

这意味着，如果特定系统满足以下所有标准，FDA不打算采取强制措施来强制遵守第11部分的任何要求：

该系统在生效日期之前已运行。 系统在生效日期之前满足所有适用的谓词规则要求。 该系统当前满足所有适用的谓词规则要求。 您已记录系统适合其预期用途的证据和理由（包括具有可接受的记录安全性和完整性级别，如果适用）。 如果自1997年8月20日以来系统已发生更改，并且更改将阻止系统满足谓词规则要求，则应根据本指南中表达的执行政策将第11部分控制应用于第11部分记录和签名。

记录副本

该机构打算就第11部分生成记录副本的特定要求（第 11.10 (b)条和第11.30条中的任何相应要求）行使执法自由裁量权。您应该在检查期间为调查员提供合理且有用的记录访问权限。您持有的所有记录均须根据谓词规则（例如，§§ 211.180(c)、(d) 和 108.35(c)(3)(ii)）接受检查。

我们建议您通过以下方式提供电子记录副本：

当以常见便携式格式保存记录时，生成这些格式的记录副本 使用已建立的自动转换或导出方法（如果可用）以更常见的格式制作副本（此类格式的示例包括但不限于 PDF、XML 或 SGML）

在每种情况下，我们建议所使用的复制过程生成保留记录内容和含义的副本。如果您有能力搜索、排序或趋势第 11 部分记录，则在合理且技术上可行的情况下，向机构提供的副本应提供相同的功能。您应该允许使用您的硬件并遵循既定的访问记录的程序和技术，以人类可读的形式在您的站点检查、审查和复制记录。

记录保留

该机构打算就第11部分的记录保护要求行使执法自由裁量权，以便在整个记录保留期内准确、方便地检索记录（第 11.10 (c) 条和第 11.30 条中的任何相应要求）。人员仍必须遵守有关记录保留和可用性的所有适用谓词规则要求（例如，§§ 211.180(c)、(d)、108.25(g) 和 108.35(h)）。

我们建议您根据谓词规则要求来决定如何维护记录，并根据合理且记录在案的风险评估以及对记录随时间的价值的确定来做出决定。

如果您决定将所需记录以电子格式归档到缩微胶卷、缩微胶片和纸张等非电子介质或标准电子文件格式（此类格式的示例包括但不限于PDF、XML或SGML）。人们仍然必须遵守所有谓词规则要求，并且记录本身和所需记录的任何副本应保留其内容和含义。只要完全满足谓词规则要求，并且记录的内容和含义得到保留和归档，您就可以删除电子版记录。此外，纸质和电子记录以及签名组件可以共存（即混合8情况）只要满足谓词规则要求并且保留这​​些记录的内容和含义即可。